一、項目信息

項目信息是指報告、數(shù)據(jù)、計劃、安排、會議等與項目實施有直接或間接關系的各種信息。項目信息在整個項目實施過程中起到非常重要的作用。能否準確地收集項目信息，并將項目信息及時傳遞給項目決策者，是關系到項目成功與否的關鍵。因此，一個項目的順利進行，需要對項目信息進行系統(tǒng)科學的管理。項目信息需在項目組織內(nèi)部和該組織與外部環(huán)境之間進行不斷地流動，從而構(gòu)成信息流動。

1.項目信息的種類

根據(jù)不同流向，項目信息可分為以下五種：由上而下的項目信息、由下而上的項目信息、從一點擴散的項目信息、橫向流動的項目信息、來自外界的項目信息。

2.項目信息的特點

項目信息是項目管理者決策管理中的重要依據(jù)。一般來說，它具有信息量大、系統(tǒng)性強、傳遞障礙多、信息反饋滯后等特點。

3.項目信息的表現(xiàn)形式

（1）書面材料

書面材料包括圖樣及說明書、工作條例、管理規(guī)定、組織設計、情況報告、談話記錄、原始記錄、報表、信件等提供的信息。

（2）口頭表達

口頭表達包括口頭部署工作、指示、匯報、工作檢查、建議、批評、介紹情況、談判交涉等信息。

（3）技術形式

技術形式包括聽寫器、廣播、電話、電報、傳真、電子郵件、網(wǎng)頁、錄像、錄音、展覽等產(chǎn)生的信息。

（4）集體討論形式

集體討論形式包括工作討論和研究、會議、培訓班、檢査組等產(chǎn)生的信息。

二、項目信息交流與反饋

1.項目信息交流的內(nèi)容及特點

項目信息交流是指項目執(zhí)行時為實現(xiàn)組織目標而進行的信息傳遞和交流活動。項目信息交流本質(zhì)上是有目的人際信息交流活動。人際信息交流是組織信息交流的基礎。因此，認識和考察信息交流首先要全面把握人際信息交流的形式、特點和對策，再考察組織特定環(huán)境下發(fā)生的組織信息交流形式、特點和對策。根據(jù)這一特性，項目信息交流應包括人際信息交流和組織信息交流兩方面的內(nèi)容。

（1）人際信息交流

人際信息交流強調(diào)的是人與人之間信息交流的技巧。人際信息交流主要包括認識和把握信息交流中的受體，了解人際信息交流的形式和媒介的優(yōu)勢與劣勢，從而做到熟練運用人與人之間信息交流的技巧，如傾聽、非語言信息交流、口頭表達等。

人際信息交流主要通過語言交流實現(xiàn)，這種交流不僅是信息的交流，還包括情感、思想、態(tài)度等的交流。交流時要注意人的心理，例如：由于心理作用，對同一建議有人會贊同，有人會反對；對同一事件，不同人會有不同的看法和理解。因此，研究人與人之間的溝通，要特別注意其特殊性。

（2）組織信息交流

組織信息交流是指組織之間的信息傳遞。組織之間的信息交流有正式渠道和非正式渠道兩種。

正式渠道是指組織內(nèi)部按正規(guī)的方式建立起的渠道。信息可從上級部門傳遞到下級部門，如政策、規(guī)范、指令等，也可以從下級部門反映到上級部門，如報告、請求、意見、建議等，還可以是同級部門之間的信息交流。非正式渠道是成員之間因為彼此的共同利益而自發(fā)形成的，這些利益既可能是因為工作而產(chǎn)生的，也可能是由于組織外部的多種條件而產(chǎn)生的。

2.項目信息交流的作用

要確保項目順利運作，就必須進行有效的信息交流。良好的信息交流可以促進項目的發(fā)展和人際關系的改善。項目信息交流是項目計劃的基礎，是項目管理的依據(jù)，是項目負責人成功指揮的重要手段，是協(xié)調(diào)團隊成員關系的必要條件。

3.反饋

反饋是指信息接收者對發(fā)送者提供的信息有疑問、不清楚的地方作出的反應，這是一種反向的信息交流過程。反饋是信息交流必不可少的一個環(huán)節(jié)，因為它有助于人們的相互理解，而且只有相互理解才能繼續(xù)交流下去。

一些項目交流問題是由于誤解造成的，如果項固管理人員在交流過程中能正確使用反饋的方法，則會減少上述問題的發(fā)生。信息反饋可以是語言的，也可以是非語言的。

能力要求

一、項目完成的情況跟蹤

在項目執(zhí)行過程中，必須對項目的執(zhí)行情況進行跟蹤評價，以確保項目執(zhí)行符合計劃的要求。跟蹤的方法可分為正規(guī)跟蹤和非正規(guī)跟蹤。正規(guī)跟蹤就是定期召開項目進展情況匯報會，提交項目進度報告，使項目管理者了解項目的執(zhí)行情況。根據(jù)進度報告，與與會者討論項目遇到的問題，分析并找出問題的原因，研究、確定應對方案和預防措施，為項目控制提供依據(jù)。非正規(guī)跟蹤是項目負責人通過觀察、與評價人員交談、收集數(shù)據(jù)等方式了解情況，發(fā)現(xiàn)問題。在項目管理過程中，非正規(guī)跟蹤常常比正規(guī)跟蹤更加有效。

在項目計劃的實施中，項目的實際進展狀況經(jīng)常與最初制定的項目進度安排不一致，為了使項目能夠按照預定工期進行，應該對項目完成情況進行跟蹤和有效控制。

1.項目進度記錄

（1）及時記錄項目的進展情況。項目進度記錄的主要內(nèi)容有：項目進程的主要成果和已實現(xiàn)的關鍵性目標，項目工作量完成情況及里程碑實現(xiàn)情況。

（2）項目的成本、進度和工作范圍實施情況，以及完成工作情況。

（3）前期遺留問題解決情況，記錄期間發(fā)生的問題，計劃釆取的改進措施。

（4）下一個記錄期間期望達到的目標及預期實現(xiàn)的里程碑。

2.項目跟蹤的基本程序

（1）分析進度

在收集到已完成活動的實際結(jié)束時間后，對進度進行分析并與計劃進行比較，找出需要釆取糾正措施的地方。

（2）確定糾正措施

確定應釆取的糾偏措施，如針對關鍵路徑上活動的延期，可以在原計劃的基礎上采取組織措施或技術措施縮短關鍵路徑上后續(xù)活動的持續(xù)時間，以彌補前面時間的損失。

（3）修改進度計劃

如果釆取以上施有困難時，可以重新安排活動順序，調(diào)整資源，修改原來的進度方案。

（4）落實跟蹤更新后的進度計劃

制訂更新的進度計劃后，要在項目實施中落實，并對實施過程進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)問題后，及時釆取糾偏措施。

二、用戶對評價報告意見的處理

評價報告是評價機構(gòu)提交給用戶的最終產(chǎn)品。在評價報告初稿完成后，評價機構(gòu)要與用戶就評價報告的內(nèi)容進行充分的溝通交流。用戶在審閱完評價報告后，通常會反饋一些對評價報告的意見。這些意見有些是合理的，有些則是為了各種目的而提出的不合理要求。因此，在釆納用戶意見前，應經(jīng)過認真分析、討論，去偽存真，決不能盲目遵從。

1.對文字方面的意見處理

對于文字方面的意見，應逐一核對，修改完善。

2.對危險有害因素及其定性定量評價的意見

用戶通常會對報告中有關危險有害因素辨識與評價結(jié)果提出意見，有時也會對其定性、定量評價方法的適用性和準確性提出異議。

（1）對辨識的危險有害因素的異議

對于用戶提出的危險有害因素辨識的異議，首先應進行核實，確認辨識方法的適宜和辨識過程的充分性。不應該簡單地聽從用戶的意見，避免遺漏了重大危險有害因素。

（2）對風險評價等級的異議

安全評價風險等級是企業(yè)關注的重點。風險等級的多少，直接影響到企業(yè)制定對策措施的方案。首先進行風險評價方法的合理性和適宜性的確認，如果正確應堅持，以推進企業(yè)進行安全投入，釆取措施，降低風險。

（3）對評價方法的適用性和使用中的準確性的異議

首先，應檢查所選用的方法是否適用于本項目；其次，應核查在方法使用過程中使用

是否正確，如計算模式或公式的選用、假設條件的設定、計算過程的結(jié)果等。

3.對安全對策措施和評價結(jié)論的意見

用戶對安全對策措施和評價結(jié)論方面的意見，通常有以下幾種：

（1）在報告編制完成之前，用戶已落實了報告中提出的安全對策措施，要求不在評價報告中體現(xiàn)

對此，應組織人員對其落實情況進行考察，如情況屬實，可在評價報告中對落實情況進行描述，在對策措施中可不再提出。同時，要根據(jù)落實情況，對評價單元結(jié)論和評價報告結(jié)論進行調(diào)整。

（2）對所提出的安全對策措施提出異議

這種倩況通常是由于評價人員和用戶對標準法規(guī)的理解不同而造成的。這時最好向標準法規(guī)的解釋單位進行咨詢，尋求權威答復，并確定是否保留其爭議之處。

（3）由于各種原因，提出的安全對策措施無法整改

由于經(jīng)濟上或歷史遺留問題可能會造成評價報告中某些安全對策措施在短期內(nèi)無法實現(xiàn)。這時，應仔細分析所提出的安全對策措施對整個被評價系統(tǒng)的作用，考慮足否有替代的安全對策措施可起到同樣的作用。如果沒有其他替代方法，且不采取所提出的對策措施項目的風險程度很高，那么就必須保留上述意見，同時要與用戶充分溝通交流，說明利害關系。

（4）對評價結(jié)論給出的風險程度不接受

價結(jié)論給出的風險程度是綜合考慮了各個評價單元的結(jié)果而總結(jié)出來的。發(fā)生上述情況時，應對評價方法的選擇和使用進行認真的檢查、推敲，必要的時候，還可采取其他評價方法對已使用的評價方法所得出的結(jié)論進行驗證，確保評價結(jié)論的科學性和合理性。

注意事項

1.注意項目信息管理的時效性

在信息管理流程中，無論是信息釆集、分析，還是信息處理過程都應該注意信息的時效性，這將對評價項目完成的質(zhì)量起到重要作用。評價組內(nèi)部信息交流渠道暢通、資源共享；外部信息釆集處理及時、準確。有效運用信息管理系統(tǒng)收集數(shù)據(jù)，運用專門的軟件分析各類數(shù)據(jù)，在完成信息收集的時候保持數(shù)據(jù)的條理性和準確性，這些都有助于提高項目信息的時效性。

2.注意對項目過程中的信息管理

項目實施過程中，項目階段資料的管理也是一項十分重要的工作，主要包括：

（1）項目過程資料，包括現(xiàn)場勘察記錄表、被評價單位所提供資料清單等。

（2）項目管理文件，包括項目策劃書、項目報告審核表、用戶反饋意見等，

（3）評價報告書。